Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
Reseña Histórica
En noviembre del 2005, se nombra formalmente a una funcionaria encargada del Archivo Administrativo Central del antiguo Colegio Universitario de Puntarenas (CUP), quien recibe capacitación en la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN) e inicia el proceso de valoración, selección y eliminación de documentos. Sin embargo, es en el 2008 cuando se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del CUP (actual Sede del Pacífico), y es nombrado oficialmente ante la DGAN.
Dicho Comité se conformó inicialmente por los señores Oscar Carrillo Baltodano, Asesor Legal, Presidente; Clever Araya Villalobos, Superior Administrativo y la señora Maritza Contreras Álvarez, Encargada del Archivo Administrativo Central y desde el 2009 inició trámites de valoración ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación (CNSED).
Posteriormente, en el 2012, se crea la oficina de Archivo Institucional en la Universidad Técnica Nacional (UTN), y se nombra a la señora Laura Espinoza Rojas como Jefe del Archivo Institucional, quien realiza las gestiones para la constitución de un CISED para la UTN en su totalidad.
Miembros del CISED
La Universidad Técnica Nacional cuenta entonces, con un CISED, el cual está integrado actualmente por los siguientes funcionarios:
- Ileana Morera Azofeifa, asesora de la Directora General de Administración Universitaria y presidente del CISED.
- Laura Espinoza Rojas, Jefe del Archivo Institucional y Secretaria del CISED.
- Alfredo García Varas, Abogado y Asesor Legal del CICED.
- Grettel Sánchez Hernández, invitada permanente y Técnica en Archivo encargada de la sede de Atenas..
Este Comité se encuentra activo y se reúne una vez al mes.
En el plan de trabajo del CISED está programado en dos fases. La primera, consiste en elaborar valoraciones de los documentos de los antiguos colegios universitarios, que constituyen fondos cerrados y que actualmente son custodiados en los archivos periféricos de cada una de las sedes de la Universidad. En la segunda etapa, se procederá con la elaboración de plazos de conservación de documentos producidos por la UTN.
Funciones del CISED
Según lo indicado en la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, en el artículo 33, las funciones del CISED, son las siguientes:
“a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo”
El comité cumple con la Ley 7202 y trabaja con los Encargados de los Archivos de Gestión en la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos.